为提高科技档案的质量和管理水平，使科技档案形成制度化、规范化，充分发挥档案在重点实验室教学、科研等工作中的服务作用，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用，参照国家有关档案法规及学校相关规定，结合我室发展建设目标及实际情况，特制定本办法。

一、档案管理原则

1、重点实验室对档案、资料等实行集中统一管理；

2、档案管理工作在实验室主任、副主任的领导下，由实验室专职管理人员进行管理，档案管理人员主要职责是按归档范围及归档内容进行分类归档，并协助、指导相关技术人员整理归档材料，确保文件材料的完整、准确、系统。

二、归档载体及其要求

归档载体主要包括纸质介质、磁介质与电子文档等。

在条件可能的情况下，所有归档材料必须提供电子文档。实验室科技档案采取纸质介质、磁介质与电子文档并行的载体方式进行保存，并配备专门的计算机等设备对电子档案进行保存及管理。

1、纸质介质：带有审批意见、鉴定意见、署名签字、盖章等的材料以及图纸，以纸质介质归档保存，并提供相应的电子文档作备份。

2、磁介质：在科技活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，以光盘或电子文档的方式提交，以光盘等磁介质归档保存。

3、电子文档：不带有审批意见、鉴定意见、署名签字、盖章等的材料，或适合以电子文档形式保存的材料，以电子文档的方式提交，以专门的计算机等设备为载体进行保存，以光盘等磁介质进行定期备份。

三、档案管理的范围

凡涉及到重点实验室的论文集、仪器设备资料、科研情报资料、人员调配、来访人员等的各种书面材料、各类电子文档等均属重点实验室档案资料。

1、实验室行政管理类 包括实验室人员考核记录材料，人员聘任、培训和晋升工作文件资料，来访人员资料等档案。重要学术会议与活动的申请书、重要嘉宾及声像等有关材料。

2、实验室教学和科研类 包括实验室专职和兼职人员在教学和科研实践以及实验室日常运行和管理等工作活动中的工作记录资料。重点实验室的科研立项项目申请书及项目合同，重点实验室的科研成果、获奖成果、专利及发表论文等。

3、实验室建设类 包括实验室建设项目的立项、审批、项目进行情况以及评审和验收工作的文件资料。

4、实验设备和仪器类 包括实验设备和仪器的请购论证、订货合同、验收和安装调试、运行和管理、损坏和维修记录等文件资料。

四、档案管理时效

1、重点实验室必须按照各类资料规定的归档时间，定期向档案管理部门移交,任何个人不得私存或据为己有。

2、各类资料的保存时间将按照“档案管理法”的规定执行。

五、档案管理办法

1、设立档案专用柜或专用房，配备必要的措施，确保档案安全。

2、从事档案管理工作的人员要做好保密工作,确保档案安全。

3、档案保持成套性和完整性,便于有效利用和查找。

4、归档是全体重点实验室人员应尽的责任和义务，全体人员工必须从实验室长远发展的角度出发，高度重视归档工作。

5、在归档工作中，对漏归、推委、归档不及时、归档资料不完整的，将追究有关负责人及相关业务人员的责任。对恶意不归档或失密、泄密者将视具体情况做相应处理，严重者将上报学校处理。

6、方便借阅是建立档案的重要目的之一，但为了加强档案的保密性，档案借阅须向项目负责人申请，并经实验室主任、副主任批准后方可履行相应的借阅手续。其中，档案的复印与拷贝必须严格控制。档案销毁需严格履行审批程序并按规定进行销毁。

7、带有密级的档案，由专门的保密员按国家保密标准负责管理。

六、本办法由江苏省环洪泽湖生态农业生物技术重点实验室负责解释